Goed agendabeheer heeft veel voordelen voor je onderneming.

Het helpt je om:

• Je doelen te bereiken

Je agenda afstemmen op je strategie en tactieken, zorgt ervoor dat je de juiste acties onderneemt om je gewenste resultaten te behalen.

• Je focus te behouden

Je agenda structureren en prioriteren, voorkomt dat je afgeleid wordt door minder belangrijke of minder urgente zaken.

• Je stress te verminderen

Door je agenda realistisch en flexibel te maken, vermijd je dat je overweldigd raakt door een te volle of chaotische planning.

• Je balans te bewaren

Door je agenda in balans te brengen tussen werk en privé, zorg je voor een gezonde levensstijl en voorkom je burn-out.

Hoe kun je je agendabeheer verbeteren?

Er zijn verschillende stappen die je kunt nemen om je agendabeheer te verbeteren.

Hier zijn enkele suggesties:

• Maak een overzicht van je waardevolle activiteiten

Dit zijn de activiteiten die direct bijdragen aan het bereiken van je doelen, zoals het ontwikkelen van je product of dienst, het werven van klanten, het onderhouden van relaties, het leren van nieuwe vaardigheden, etc. Deze activiteiten verdienen de meeste aandacht en tijd in je agenda.

• Stel prioriteiten

Gebruik een methode om je activiteiten in te delen in vier categorieën: belangrijk en urgent, belangrijk maar niet urgent, niet belangrijk maar wel urgent, niet belangrijk en niet urgent. Focus je eerst op de belangrijke en urgente activiteiten, plan vervolgens de belangrijke maar niet urgente activiteiten in, delegeer of besteed de niet belangrijke maar wel urgente activiteiten uit en schrap de niet belangrijke en niet urgente activiteiten.

• Beperk onderbrekingen

Onderbrekingen zijn factoren die je afleiden van je geplande activiteiten, zoals telefoontjes, e-mails, sociale media, collega’s, etc. Onderbrekingen kunnen je concentratie verminderen, je tijd verspillen en je stress verhogen. Probeer daarom onderbrekingen zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. Zet bijvoorbeeld je telefoon op stil, check je e-mail op vaste tijden, communiceer duidelijk wanneer je beschikbaar bent of niet, werk in een rustige omgeving, etc.

• Delegeer of schrap activiteiten die veel tijd kosten maar weinig opleveren

Deze activiteiten kunnen beter worden overgelaten aan iemand anders die er meer geschikt voor is of meer plezier aan beleeft.

Of nog beter: schrap ze helemaal uit je agenda als ze geen nut hebben.

Wat zijn de risico’s als je geen goed agendabeheer hebt?

Bij slecht agendabeheer loop je het risico om:

• Je doelen te missen

Zonder duidelijk overzicht van wat je wilt bereiken en hoe je dat gaat doen, kun je gemakkelijk verdwalen in de dagelijkse drukte en afwijken van je koers.

• Je focus te verliezen

Wanneer je geen prioriteiten stelt en je laat leiden door de waan van de dag, kun je je aandacht versnipperen over te veel of verkeerde activiteiten, waardoor je minder effectief wordt.

• Je stress te verhogen

Als je geen realistische en flexibele planning hebt, kun je te veel hooi op je vork nemen en jezelf overbelasten met te veel of te moeilijke taken, waardoor je spanning en frustratie oploopt.

• Je balans te verstoren

Als je geen balans hebt tussen werk en privé, kun je jezelf uitputten en je gezondheid, welzijn en relaties in gevaar brengen.

Conclusie

Goed agendabeheer is een cruciale vaardigheid voor elke (startende) ondernemer die zijn of haar tijd optimaal wil benutten. Het gaat niet alleen om het plannen van afspraken en taken, maar ook om het hebben van een goed inzicht in je waardevolle activiteiten, het stellen van prioriteiten, het beperken van onderbrekingen en het delegeren of schrappen van activiteiten die veel tijd kosten maar weinig opleveren.

Door deze stappen te volgen, kun je je agenda beter beheren, je productiviteit en effectiviteit verhogen en je doelen halen.